Officemanager CvB-secretariaat

Vrije Universiteit Amsterdam
  • Officemanager CvB-secretariaat
  • HBO / Bachelor
Ben jij een ontzorger in hart en nieren die energie krijgt van het regelen en organiseren in een bestuurlijke omgeving? En vind je het leuk mee te helpen deze nieuwe functie vorm te geven?

Solliciteer dan bij de Vrije Universiteit Amsterdam (VU).

Locatie: AMSTERDAM
FTE: 0,8 - 1

Functieomschrijving

In deze nieuwe rol ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van het CvB-secretariaat als geheel en van de agenda's van de CvB-leden. Je verricht secretariële en administratieve werkzaamheden van wisselende omvang en doorlooptijd. Je hebt een eigen takenpakket en verricht daarnaast taken in afstemming met en op verzoek van de managementassistenten. Je gaat deel uitmaken van een hecht, loyaal en professioneel team van CvB-managementassistenten, die in een goede sfeer en onderlinge verstandhouding met elkaar samenwerken.
Het gaat hier om een nieuwe functie die zich in de praktijk verder moet ontwikkelen. De medewerker kan de rol en het takenpakket zelf helpen vormgeven. We nodigen juist daarom ook talentvolle starters met ambitie uit om te reageren.

Jouw taken

  • je stelt de jaarplanning op voor de reguliere vergaderingen van de CvB-leden
  • je verzorgt de planning van diverse afspraken en overleggen, waaronder jaargesprekken en bijeenkomsten van Benoeming Advies Commissies (BAC’s)
  • je verzorgt de plaatsing van vergaderstukken in iBabs
  • je houdt overzichten en lijsten bij zoals de wekelijkse Representatielijst en Vooruit- en Terugblik
  • je beheert e-mail distributielijsten
  • je houdt het Handboek Secretariaat actueel en compleet
  • je bent verantwoordelijk voor uiteenlopende facilitaire en technische zaken zoals de inrichting van de CvB-kantoren, IT-faciliteiten en zaal- en cateringreserveringen en AVC-middelen ter voorbereiding van vergaderingen
  • je vervangt de CvB-managementassistenten bij afwezigheid

Functie-eisen

Je beschikt over:
  • HBO werk- en denkniveau
  • drie tot vijf jaar ervaring als secretaresse of managementassistent in een grote organisatie en/of complexe omgeving
  • ruime ervaring met en uitstekende beheersing van Office-applicaties, MS Teams en digitale systemen en processen
  • een uitstekende schriftelijke en mondelinge beheersing van he Nederlands en goede beheersing van het Engels
  • je hebt gevoel voor verhoudingen binnen een bestuurlijke omgeving en affiniteit met de processen en werkzaamheden die daar plaatsvinden

Competenties

  • je bent betrokken, aanspreekbaar en hebt verantwoordelijkheidsgevoel. Je denkt graag mee, bent leergierig en creatief in het vinden van oplossingen
  • je bent proactief en weet op het juiste moment afstemming te zoeken
  • je werkt zorgvuldig en weet overzicht te bewaren. Taken die je oppakt breng je ook tot afronding
  • je bent een teamplayer en in staat om samenwerking op te bouwen met de CvB-managementassistenten
  • je bent discreet en weet om te gaan met vertrouwelijke dossiers en informatie

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Ook als je nog niet geheel aan de functie-eisen voldoet zijn wij geïnteresseerd in je sollicitatie.
Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring op voltijdse basis minimaal €2.376,- (schaal 7, voor een startende officemanager) en maximaal €3.619,- bruto per maand (schaal 8, als je al enige jaren ervaring meeneemt). De functie is ingedeeld volgens UFO-profiel: Secretaresse 1 en staat open voor ten minste 0,8 fte.

De arbeidsovereenkomst wordt in eerste instantie aangegaan voor een periode van 1 jaar.
Daarnaast beschikt de VU over aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen die een goede combinatie van werk en privé mogelijk maken, zoals:
  • maximaal 41 vakantiedagen bij een voltijds dienstverband
  • 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
  • ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling
  • mogelijkheid tot sparen van vakantiedagen, bijvoorbeeld voor sabbatical leave
  • keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden
Binnen de VU wordt hybride werken geïntroduceerd waardoor het mogelijk is deels thuis en deels op de campus te werken.

Binnen de VU is het de gewoonste zaak om jezelf te zijn met respect voor de ander. Dit geldt voor studenten en medewerkers van elke achtergrond, levensovertuiging, geslacht, leeftijd en geaardheid. Wij geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs en onderzoek. We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit en meerwaarde van onze campus.

Over de VU

Bijdragen aan een betere wereld door onderscheidend onderwijs en grensverleggend onderzoek, dat is de ambitie van de VU. Een universiteit waar persoonlijke vorming én maatschappelijke betrokkenheid centraal staan. Waar we vanuit verschillende disciplines en achtergronden samenwerken aan innovaties en nieuwe inzichten. Ons onderzoek beslaat het hele spectrum: van alfa, gamma en bèta tot leven en medische wetenschappen.

Aan de VU studeren ruim 30.000 studenten en werken meer dan 5.500 medewerkers. De uitstekend bereikbare VU-campus is gevestigd in het hart van de Amsterdamse Zuidas, een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek.

Bestuurszaken
De dienst Bestuurszaken (BZ) voert een breed pallet aan instellingsbrede taken uit en verzorgt de strategische advisering en geïntegreerde ondersteuning van het College van Bestuur (CvB), de faculteiten, de diensten en de Raad van Toezicht (RvT).
De dienst werkt daarnaast nauw samen met de faculteiten én de andere diensten van de VU om de bestuurlijke agenda te realiseren en richting te geven aan de instellingsstrategie.

De dienst is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de VU strategie (Instellingsplan), onderzoeksbeleid en het ondersteunen van onderzoekers bij subsidie acquisitie, valorisatiebeleid en ondersteuning aan wetenschappers voor het realiseren van valorisatie en maatschappelijke impact, wetenschappelijke integriteit, juridische advisering, documentmanagement en archivering, Public Affairs, bedrijfsvoering waaronder het leveren van interim project- en programmamanagers voor interne opdrachten, het leveren van procesmatige ondersteuning van beleid- en besluitvorming, en inhoudelijk bijdragen aan diverse strategische dossiers. BZ bevordert tevens de VU-brede governance, control en compliance en draagt zorg voor academische plechtigheden als promoties en oraties. Daarnaast zijn de Ombudsman personeel, de Studentenombudsman, de Internal Auditor en de Functionaris Gegevensbescherming bij BZ ondergebracht.

Managementondersteuning
Het secretariaat van Bestuurszaken is onderdeel van de afdeling Managementondersteuning. De afdeling is verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van het CvB en van de dienst BZ. Daarnaast ondersteunt zij de secretaris van de RvT en verzorgt zij het officemanagement van de dienst. Managementondersteuning bestaat verder nog uit Bureau Pedel: zij is verantwoordelijk voor de ondersteuning van academische plechtigheden en promotietrajecten. De afdeling telt momenteel 13 medewerkers.


Solliciteren

Ben jij geïnteresseerd in deze functie? Solliciteer dan door middel van onderstaande solliciteer button uiterlijk 17-07-2022. Denk hierbij aan het uploaden van jouw curriculum vitae en motivatiebrief. In verband met de nadere vakantieperiode kent deze procedure een langere doorlooptijd.

Sollicitaties ontvangen per e-mail worden niet in behandeling genomen.

Vragen
Voor vragen over de vacature kun je contact opnemen met:

Naam: Albert Post
Functie: Afdelingshoofd Managementondersteuning
Telefoonnummer: 06 - 22203484
E-mail: albert.post@vu.nl

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld. Meer informatie en solliciteren