BESTUURSSECRETARIS MEDEZEGGENSCHAP

Vrije Universiteit Amsterdam
  • BESTUURSSECRETARIS MEDEZEGGENSCHAP
  • University Graduate
BESTUURSSECRETARIS MEDEZEGGENSCHAP

Ben je op zoek naar een functie op het snijvlak van bestuurlijke besluitvorming en de rol die de medezeggenschap daarin speelt binnen een grote maatschappelijke organisatie? Wil je verantwoordelijk zijn voor het organisatorisch en inhoudelijk ondersteunen en adviseren van het CvB over medezeggenschapszaken? Heb je ervaring in het ondersteunen van bestuurlijke besluitvorming binnen de universiteit of een andere setting, dichtbij het bestuur zelf? Solliciteer dan nu als bestuurssecretaris medezeggenschap bij de Vrije Universiteit Amsterdam (VU).


Locatie: Amsterdam
FTE: 0,8

Functieomschrijving

Als bestuurssecretaris medezeggenschap werk je vanuit de dienst Bestuurszaken (BZ) op een centrale positie binnen de VU, dichtbij het College van Bestuur (CvB). In deze rol is het belangrijk dat je in staat bent om dicht bij het bestuurlijke centrum te functioneren. Je ondersteunt de overleggen van het CvB met de medezeggenschap (Ondernemingsraad, Universitaire Studentenraad en Gemeenschappelijke Vergadering). Dat doe je door advisering, voorbereiding, ondersteuning en opvolging van de verschillende overleggen.

Je werkt zowel zelfstandig als in samenwerking op organisatorisch en inhoudelijk gebied. Dit betekent dat je agenda’s en besluiten voorbereid en zorgt dat het CvB zo goed mogelijk wordt ondersteund aan de overlegtafel. Je schakelt hiervoor onder andere met de betrokken bestuurders, de directeuren van de diensten, de leden van de medezeggenschap en hun ondersteuning, en afhankelijk van het dossier met de inhoudelijk betrokken collega’s binnen de diensten en faculteiten van de VU. Je bewaakt en optimaliseert het medezeggenschapstraject binnen het bestuurlijke besluitvormingsproces. En je bent daarbij integer en discreet in handelen en optreden.

Je bent onderdeel van het team bestuurssecretarissen van de dienst Bestuurszaken (in totaal 4 personen). In afstemming met hen voer je werkzaamheden uit en vervang je elkaar bij afwezigheid. Portefeuilles kunnen onderling worden verdeeld en hierdoor kan de inhoud van taken op bepaalde punten wijzigen. Daarnaast werk je binnen de VU veel samen met de ambtelijk secretarissen van de medezeggenschapsraden en de collega’s van de afdeling Bestuurlijke en Juridische Zaken.

Jouw taken

  • Toetsen van beleidsvoorstellen en inhoudelijk adviseren van CvB leden en betrokken VU dossierhouders op de agendering en communicatie tussen CvB en medezeggenschap: opstellen en checken van notities en brieven 
  • Planning: voorbereiding van de overleggen voor het CvB, zoals opstellen van en informeren over agenda’s en termijnagenda
  • Bewaken, adviseren en actief sturen op (juridische) procedures, processen en deadlines onder andere door afspraken te maken, tijdig de informatie beschikbaar te hebben en daarover te rapporteren
  • Verzorgen van annotaties, verslaglegging, archivering en opvolging van overleggen inclusief gemaakte afspraken, besluiten en terugkoppeling geven aan betrokkenen

Functie-eisen

  • Academisch werk- en denkniveau
  • Minimaal 5 jaar werkervaring in een relevante functie (processen rondom medezeggenschap)
  • Bij voorkeur juridische achtergrond of ervaring
  • Kennis van bestuurlijke verhoudingen

Competenties

  • Strategisch inzicht en tactisch vermogen
  • Overzicht houden, uitstekend plannen en organiseren en daar op sturen
  • Resultaatgericht
  • Zorgvuldig met oog voor kwaliteit
  • Toegankelijk en communicatief sterk: uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in Nederlands en Engels (bijvoorbeeld annotaties, verslagen, notities en brieven)

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring op voltijdse basis minimaal €4.406 (schaal 12) en maximaal €5.656 (schaal 12) bruto per maand. De functie is ingedeeld volgens UFO-profiel Bestuurssecretaris 2 en staat open voor 0,8 fte.

De arbeidsovereenkomst wordt in eerste instantie aangegaan voor een periode van 1 jaar. Bij goed functioneren behoort een vast dienstverband tot de mogelijkheden.

Daarnaast beschikt de VU over aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen die een goede combinatie van werk en privé mogelijk maken, zoals:

  • Maximaal 41 vakantiedagen bij een voltijds dienstverband
  • ​​​​​​​8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
  • ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling
  • keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden

Over de VU

Bijdragen aan een betere wereld door onderscheidend onderwijs en grensverleggend onderzoek, dat is de ambitie van de VU. Een universiteit waar persoonlijke vorming én maatschappelijke betrokkenheid centraal staan. Waar we vanuit verschillende disciplines en achtergronden samenwerken aan innovaties en nieuwe inzichten. Ons onderzoek beslaat het hele spectrum: van alfa, gamma en bèta tot leven en medische wetenschappen.

Aan de VU studeren ruim 26.500 studenten en werken en meer dan 4.600 medewerkers. De uitstekend bereikbare VU-campus is gevestigd in het hart van de Amsterdamse Zuidas, een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek.

Diversiteit
Diversiteit is een kernwaarde van de VU. Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs en onderzoek. We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van onze campus.

Bestuurszaken

De dienst Bestuurszaken (BZ) voert een breed pallet aan instellingsbrede taken uit en verzorgt de strategische advisering en geïntegreerde ondersteuning van het College van Bestuur (CvB), de faculteiten, de diensten en de Raad van Toezicht.
De dienst werkt daarnaast nauw samen met de faculteiten én de andere diensten van de VU om de bestuurlijke agenda te realiseren en richting te geven aan de instellingsstrategie. De dienst is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de VU strategie (Instellingsplan), onderzoeks- en valorisatiebeleid, wetenschappelijke integriteit, externe onderzoeksfinanciering, juridische advisering, documentmanagement en archivering, Public Affairs, bedrijfsvoering, levert procesmatige ondersteuning van beleid- en besluitvorming, en draagt inhoudelijk bij aan diverse strategische dossiers. BZ bevordert tevens de VU-brede governance, control en compliance en draagt zorg voor academische plechtigheden als promoties en oraties. Daarnaast zijn de Ombudsman personeel, de Studentenombudsman, de Internal Auditor en de Functionairs Gegevensbescherming bij BZ ondergebracht.
 

Beleid en Bestuurlijke Ondersteuning (BBO)

De afdeling BBO is verantwoordelijk voor strategische en beleidsadviezen aan het CvB, faculteiten en diensten, en de ondersteuning van bestuurlijke besluitvormingsprocessen. Binnen BBO werken bestuurssecretarissen en beleidsmedewerkers. De beleidsmedewerkers zijn op dossierniveau werkzaam in de domeinen onderzoek, valorisatie, instellingsstrategie, externe betrekkingen, strategische samenwerkingen, bedrijfsvoering en wetenschappelijke integriteit. Bij BBO werken 15 professionals, een deel met een eigen specifieke expertise, van waaruit zij zelfstandig werken voor het CvB, de faculteiten en de diensten. Eénieder werkt vanuit een sterke intrinsieke motivatie voor de VU.

Solliciteren

Ben jij geïnteresseerd in deze functie? Solliciteer dan door middel van onderstaande solliciteer button uiterlijk woensdag 19 mei 2021. Denk hierbij aan het uploaden van je curriculum vitae en motivatiebrief. De eerste gespreksronde zal plaatsvinden op woensdag 26 mei 2021. Vanwege het Coronavirus zullen deze gesprekken mogelijk (deels) digitaal plaatsvinden.

Sollicitaties ontvangen per e-mail worden niet in behandeling genomen.

Vragen
Naam: Wouter Feldberg
Functie: Afdelingshoofd Beleid en Bestuurlijke Ondersteuning
Telefoonnummer: ‪+31 (0)20 - 598 6652
E-mail: secretariaat.bbz@vu.nl

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.
  Meer informatie en solliciteren