Directiesecretaresse

Vrije Universiteit Amsterdam
  • Directiesecretaresse
  • Higher Professional Education
Ben jij de rechterhand van de directeur en een proactieve en doelgerichte directiesecretaresse? Kennis van complex agendabeheer en dienstverlenend ingesteld? Dan zijn we op zoek naar jou!  Solliciteer bij de Vrije Universiteit Amsterdam (VU).

Locatie: AMSTERDAM
FTE:       0,8 -1

Functieomschrijving

In deze functie ondersteun je rechtstreeks de directeur van de dienst Student- en Onderwijszaken en enkele MT- leden in een complexe bestuurlijke omgeving. 
Tot jouw kerntaken behoren agendabeheer
voor directie en MT-leden, ondersteuning van de directeur in de breedste zin van het woord, notuleren van overleggen, organiseren van evenementen en je bent als directiesecretaresse het eerste aanspreekpunt. Je kracht zit in het organiseren van je eigen werk op een ontspannen manier en snel kunnen schakelen tussen diverse werkzaamheden.

Tevens stuur jij het secretariaat aan dat bestaat uit 3 secretaresses (m/v).

Jouw taken

  • beheren van de (complexe) agenda van de directeur en het afdelingshoofd OKP
  • verzorgen van de (logistieke) voorbereiding van overleggen en vergaderingen
  • organiseren en beheren van de e-mailbox van de directeur
  • actief bewaken van de procesmatige en procedurele voortgang van lopende
    dossiers en opdrachten en pro actief acteren hierop
  • eindverantwoordelijk voor de voorbereiding en organisatie van grote bijeenkomsten/evenementen en het verrichten van daarop betrekking hebbende coördinerende werkzaamheden
  • in staat om een goed netwerk uit de bouwen met allerlei mensen in de rest van de VU organisatie

Functie-eisen

  • HBO werk- en denkniveau
  • minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie
  • dienstverlenend, prioriteiten kunnen stellen en planmatig werken
  • ervaren in het omgaan met gevoelig liggende situaties en informatie en op een vriendelijke wijze assertief en vasthoudend
  • uitstekende digitale en communicatieve vaardigheden in de Nederlandse en Engelse taal

Competenties

  • organisatiesensitief
  • integer
  • pro actief
  • assertief

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring op voltijdse basis minimaal €2.579 (schaal 8) en maximaal €3.445 (schaal 8) bruto per maand. De functie is ingedeeld volgens UFO-profiel: Secretaresse 1 en staat open voor ten minste 0,8 fte (minder is niet bespreekbaar).

De arbeidsovereenkomst wordt in eerste instantie aangegaan voor een periode van 1 jaar. Verlenging van de arbeidsovereenkomst behoort tot de mogelijkheden.

De VU beschikt over aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen die een goede combinatie van werk en privé mogelijk maken, zoals:
  • maximaal 41 vakantiedagen bij een voltijds dienstverband
  • 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
  • ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling
  • bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer

Over de VU

Bijdragen aan een betere wereld door onderscheidend onderwijs en grensverleggend onderzoek, dat is de ambitie van de VU. Een universiteit waar persoonlijke vorming én maatschappelijke betrokkenheid centraal staan. Waar we vanuit verschillende disciplines en achtergronden samenwerken aan innovaties en nieuwe inzichten. Ons onderzoek beslaat het hele spectrum: van alfa, gamma en bèta tot leven en medische wetenschappen.

Aan de VU studeren ruim 26.500 studenten en werken ruim 4.600 medewerkers. De uitstekend bereikbare VU-campus is gevestigd in het hart van de Amsterdamse Zuidas, een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek.

Diversiteit
Diversiteit is een kernwaarde van de VU. Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs en onderzoek. We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van onze campus.

Student- & Onderwijszaken
De dienst Student- & Onderwijszaken (SOZ) verleent diensten aan studenten en medewerkers van de VU. We zijn verantwoordelijk voor in- en uitschrijving van nationale en internationale studenten, en regelen huisvesting voor internationale studenten en wetenschappers. We dragen bij aan de ontwikkeling van onderscheidend onderwijsbeleid, ondersteunen en evalueren de onderwijsuitvoering en -logistiek, van in- tot uitstroom. We dragen ook zorg voor VU-studenten, die begeleiding nodig hebben. Onze ambitie is een uitstekende, transparante en efficiënte dienstverlening voor studenten en medewerkers.

Werken bij SOZ is werken in het hart van de VU. Je bent bij veel centrale processen in de VU betrokken en werkt nauw samen met de diverse faculteiten en hun medewerkers. Bij SOZ werken ruim 200 medewerkers, verdeeld over zeven afdelingen: Directie, Studie- en Studentadministratie (SSA), Centrale Studentbegeleiding (CSB), Onderwijsbeleid, Kwaliteitszorg en Procesregie (OKP), International Office (IO), Sportcentrum VU en Cultuurcentrum Griffioen.


Solliciteren

Ben jij geïnteresseerd in deze functie? Solliciteer dan door middel van onderstaande solliciteer button uiterlijk 9 april 2020. Denk hierbij aan het uploaden van jouw curriculum vitae en motivatiebrief.
De sollicitatiegesprekken vinden plaats op 23/04 en 28/04; indien mogelijk vragen wij je hier rekening mee te houden.

Sollicitaties ontvangen per e-mail worden niet in behandeling genomen.

Vragen

Voor vragen over de vacature kun je contact opnemen met:

Naam: Jolijn Oris
Functie: Directiesecretaresse
Telefoonnummer: 0205985050
E-mail: j.oris@vu.nl

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld. Meer informatie en solliciteren