Medewerker Bureau Pedel

Vrije Universiteit Amsterdam
  • Medewerker Bureau Pedel
  • Higher Professional Education
Gaat jouw hart sneller kloppen van het tot in de puntjes begeleiden van academische plechtigheden? Beschik jij over de juiste uitstraling, werk je nauwgezet en heb je affiniteit met administratieve systemen en processen? Solliciteer dan bij de Vrije Universiteit Amsterdam (VU).

Locatie: AMSTERDAM
FTE: 0,8

Functieomschrijving

Bureau Pedel is met vier medewerkers verantwoordelijk voor het vlekkeloos laten verlopen van academische plechtigheden van de VU, zoals promoties en oraties. Dit gebeurt aan de hand van de hiervoor opgestelde protocollen. Daarnaast is Bureau Pedel verantwoordelijk voor het promotievolgsysteem Hora Finita en de daaruit volgende werkzaamheden. Dit systeem, dat is ingericht op basis van het promotiereglement, draagt zorg voor de bewaking en het optimaliseren van het bedrijfsproces rondom de promoties. Binnen het Bureau is een vacature voor een medewerker Bureau Pedel. De werkzaamheden zijn ceremonieel, organiserend, systeemtechnisch en administratief van aard. In deze functie vervul je twee rollen:
  • Je treedt op als Pedel bij academische plechtigheden
  • Als zelfstandig helpdeskmedewerker ondersteun je de gebruikers van het promotievolgsysteem
Jouw taken
  • het gebruiken van en adviseren over het promotievolgsysteem
  • het instrueren en trainen van nieuwe facultaire key-users in het gebruik van het promotievolgsysteem
  • het ondersteunen van key-users (circa 60 medewerkers) en overige gebruikers van het promotievolgsysteem en het ondersteunen van het Hora Finita key-useroverleg
  • het op verzoek opstellen van rapportages over promoties ten behoeve van VSNU, jaarplannen en jaarverslagen
  • het informeren van hoogleraren, promovendi en betrokkenen over de uitvoering van het promotietraject, aan de hand van het promotiereglement
  • het toezien op en bevorderen van de naleving van vastgestelde procedures, besluiten en afspraken inzake de promotietrajecten en het monitoren van de voortgang
  • het plannen, organiseren en begeleiden van academische plechtigheden
  • het adviseren en ondersteunen van decanen en hoogleraren voorafgaand en tijdens de uitvoering van academische plechtigheden

Functie-eisen

  • minimaal HBO werk- en denkniveau
  • ervaring met het werken met MS Office en digitale administratiesystemen
  • een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
  • sociaal vaardig en communicatief, gevoel voor verhoudingen, en goed kunnen samenwerken
  • gevoel voor decorum
  • analytisch denkvermogen
  • aanpassingsvermogen en in staat om zich ontwikkelingen snel eigen te maken
  • nauwkeurig, efficiënt en stressbestendig
  • affiniteit en/of ervaring met de universitaire wereld

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring op voltijdse basis minimaal €2.579 (schaal 8) en maximaal €3.445 (schaal 8) bruto per maand. De functie is ingedeeld volgens UFO-profiel: Medew. administratieve processen en systemen 4 en staat open voor 0,8 fte.

De arbeidsovereenkomst wordt in eerste instantie aangegaan voor een periode van 1 jaar. Verlenging van de arbeidsovereenkomst behoort tot de mogelijkheden.
Daarnaast beschikt de VU over aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen die een goede combinatie van werk en privé mogelijk maken, zoals:
  • maximaal 41 vakantiedagen bij een voltijds dienstverband
  • 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
  • ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling
  • bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer
  • keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden

Over de VU

Bijdragen aan een betere wereld door onderscheidend onderwijs en grensverleggend onderzoek, dat is de ambitie van de VU. Een universiteit waar persoonlijke vorming én maatschappelijke betrokkenheid centraal staan. Waar we vanuit verschillende disciplines en achtergronden samenwerken aan innovaties en nieuwe inzichten. Ons onderzoek beslaat het hele spectrum: van alfa, gamma en bèta tot leven en medische wetenschappen.

Aan de VU studeren ruim 26.500 studenten en werken ruim 4.600 medewerkers. De uitstekend bereikbare VU-campus is gevestigd in het hart van de Amsterdamse Zuidas, een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek.

Diversiteit
Diversiteit is een kernwaarde van de VU. Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs en onderzoek. We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van onze campus.

Bestuurszaken
De dienst Bestuurszaken (BZ) verzorgt de strategische advisering en geïntegreerde ondersteuning van het College van Bestuur (CvB) van de Vrije Universiteit Amsterdam. We werken daarnaast nauw samen met en voor de faculteiten én de andere diensten van de VU om de bestuurlijke agenda te realiseren en richting te geven aan de instellingsstrategie. We zijn verantwoordelijk voor juridische advisering, onderzoeksbeleid en Public Affairs, leveren procesmatige ondersteuning van beleid- en besluitvorming, en dragen inhoudelijk bij aan diverse strategische dossiers. BZ bevordert tevens de VU-brede governance, control en compliance en draagt zorg voor academische plechtigheden als promoties en hooglerarenbenoemingen.

Werken bij Bestuurszaken betekent dat je meewerkt aan het dagelijkse bestuur, de strategie en het beleid van de VU, samen met een uitgebreid intern en extern netwerk van stakeholders. Bij BZ werken in totaal 68 medewerkers (48,4 fte), verdeeld over de afdelingen Beleid en Bestuursondersteuning; Bestuurlijke en Juridische Zaken; Management Ondersteuning; en Documentmanagement en Archief.
 


Management Ondersteuning
De afdeling Management Ondersteuning is verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van het CvB en de dienst BZ. Daarnaast ondersteunt zij de secretaris van de RvT, is zij verantwoordelijk voor academische plechtigheden, verzorgt zij het officemanagement van de dienst en levert zij ondersteuning aan VUvereniging. De afdeling heeft 14 medewerkers.

Solliciteren

Ben jij geïnteresseerd in deze functie? Solliciteer dan door middel van onderstaande solliciteer button uiterlijk 29 maart 2020. Denk hierbij aan het uploaden van jouw curriculum vitae en motivatiebrief. De sollicitatiegesprekken vinden plaats in week 15 (6 april e.v.) en week 16 (13 april e.v.) indien mogelijk vragen wij je hier rekening mee te houden.

Sollicitaties ontvangen per e-mail worden niet in behandeling genomen.

Vragen
Voor vragen over de vacature kun je contact opnemen met:

Naam: A. Post
Functie: Afdelingshoofd Managementondersteuning
Telefoonnummer: 06-22203484
E-mail: albert.post@vu.nl

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld. Meer informatie en solliciteren