Teamleider Studentenadministratie

Vrije Universiteit Amsterdam
  • Teamleider Studentenadministratie
  • Higher Professional Education
Ben jij de coachende leidinggevende die graag ingewikkelde puzzels oplost, zit organiseren in je bloed en lukt het je diverse ballen tegelijkertijd hoog te houden? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Locatie: AMSTERDAM
FTE:       0,9 - 1

Functieomschrijving

Wij zoeken een enthousiaste en krachtige teamleider die, naast het aansturen van het team Studentenadministratie, ervoor zorgt dat het inschrijf-en afstudeerproces soepel verloopt. Om dit voor elkaar te krijgen werk je nauw samen met diverse afdelingen binnen de Vrije Universiteit Amsterdam en met onze partners DUO, Studielink en Hoger Onderwijs instellingen. 

Jouw kracht ligt vooral in de manier waarop je het overzicht kunt bewaken, contacten kunt leggen binnen en buiten de afdeling en de manier waarop je kunt prioriteren. Mede dankzij jou is je team goed geïnformeerd over landelijke wet- en regelgeving en de door de Vrije Universiteit Amsterdam opgestelde procedures en regelingen die daaruit voortvloeien. Je kunt deze complexe materie uitleggen aan (nieuwe) collega's binnen de VU.

De Studentenadministratie verzorgt de administratie ten behoeve van het inschrijf- en afstudeerproces. Het team Aanmelden/Toelaten/Inschrijven verzorgt de in- en uitschrijving van jaarlijks ongeveer 26.500 studenten, het team Studentdebiteuren zorgt voor het incasseren van het collegegeld met bijbehorend debiteurenbeheer en het Examenbureau maakt de diploma's na het afronden van een opleiding.

Jouw taken
  • aansturen van 10 medewerkers in de 3 teams (Aanmelden/Toelaten/inschrijven, Examenbureau en Studentdebiteuren), coördineren van de werkverdeling, voeren van jaargesprekken en de voortgang bewaken
  • verantwoordelijk voor het inschrijfproces (toelaten, inschrijven en afstuderen): bewaken voortgang, signaleren verbeteringen, mede bedenken nieuwe processen
  • mede verantwoordelijk voor de jaarlijkse accountantscontrole en het eerste aanspreekpunt voor bekostiging gerelateerde vragen
  • contactpersoon voor samenwerkingsverbanden met andere instellingen voor wat betreft de administratie van inschrijvingen
  • ervoor zorgdragen dat handleidingen/werkinstructies up-to-date zijn en het  begeleiden van het team hierin 
  • nauw contact met faculteiten over inschrijfgerelateerde zaken

Functie-eisen

  • afgeronde hbo opleiding
  • ten minste 3 jaar aantoonbare leidinggevende ervaring 
  • uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en de Engelse taal
  • uitstekende computervaardigheden. Ervaring met SAP/Topdesk is een pré, Excel is vereist
  • in de periode van 17 augustus t/m 11 september is er geen mogelijkheid om verlof op te nemen. 
Competenties
  • verbindend leiderschap
  • analytisch vermogen
  • communicatief
  • samenwerken

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring op voltijdse basis minimaal €2.835 (schaal 9) en maximaal €4.274 (schaal 10) bruto per maand. De functie is ingedeeld volgens UFO-profiel: Medewerker administratieve processen en systemen 2/Teamleider 1 en staat open voor ten minste 0,9 fte.

De arbeidsovereenkomst wordt in eerste instantie aangegaan voor een periode van 1 jaar. Verlenging van de arbeidsovereenkomst behoort tot de mogelijkheden.

Daarnaast beschikt de VU over aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen die een goede combinatie van werk en privé mogelijk maken, zoals:
  • maximaal 41 vakantiedagen bij een voltijds dienstverband
  • 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
  • ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling
  • bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer
  • keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden

Over de VU

Bijdragen aan een betere wereld door onderscheidend onderwijs en grensverleggend onderzoek, dat is de ambitie van de VU. Een universiteit waar persoonlijke vorming én maatschappelijke betrokkenheid centraal staan. Waar we vanuit verschillende disciplines en achtergronden samenwerken aan innovaties en nieuwe inzichten. Ons onderzoek beslaat het hele spectrum: van alfa, gamma en bèta tot leven en medische wetenschappen.

Aan de VU studeren ruim 26.500 studenten en werken ruim 4.600 medewerkers. De uitstekend bereikbare VU-campus is gevestigd in het hart van de Amsterdamse Zuidas, een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek.

Diversiteit
Diversiteit is een kernwaarde van de VU. Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs en onderzoek. We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van onze campus.

Student- & Onderwijszaken
De dienst Student- & Onderwijszaken (SOZ) verleent diensten aan studenten en medewerkers van de VU. We zijn verantwoordelijk voor in- en uitschrijving van nationale en internationale studenten, en regelen huisvesting voor internationale studenten en wetenschappers. We dragen bij aan de ontwikkeling van onderscheidend onderwijsbeleid, ondersteunen en evalueren de onderwijsuitvoering en -logistiek, van in- tot uitstroom. We dragen ook zorg voor VU-studenten, die begeleiding nodig hebben. Onze ambitie is een uitstekende, transparante en efficiënte dienstverlening voor studenten en medewerkers.

Werken bij SOZ is werken in het hart van de VU. Je bent bij veel centrale processen in de VU betrokken en werkt nauw samen met de diverse faculteiten en hun medewerkers. Bij SOZ werken ruim 200 medewerkers, verdeeld over zeven afdelingen: Directie, Studie- en Studentadministratie (SSA), Centrale Studentbegeleiding (CSB), Onderwijsbeleid, Kwaliteitszorg en Procesregie (OKP), International Office (IO), Sportcentrum VU en Cultuurcentrum Griffioen.


Studie- en Studentadministratie
De afdeling Studie- en Studentadministratie (SSA) - met ca 23 medewerkers - bestaat uit de Studentenadministratie en de Studentenbalie. Deze teams worden ieder aangestuurd door een teamleider. De Studentenadministratie verzorgt de administratie ten behoeve van het inschrijf- en afstudeerproces. Bij de Studentenbalie kunnen studenten terecht met studie gerelateerde vragen over (her) inschrijving, toelating, studiekeuzecheck, selectie, collegegeld, intekenen onderwijs, roosters, afstuderen, resultaten en examens.  

Solliciteren

Ben jij geïnteresseerd in deze functie? Solliciteer dan door middel van onderstaande solliciteer button uiterlijk 26 maart 2020. Denk hierbij aan het uploaden van jouw curriculum vitae en motivatiebrief. De sollicitatiegesprekken vinden plaats op 2 april en 7 april; indien mogelijk vragen wij je hier rekening mee te houden. Een pitch en (eventueel) een casus zijn onderdeel van de gesprekken. 

Een assessment kan onderdeel uitmaken van het selectieproces.

Sollicitaties ontvangen per e-mail worden niet in behandeling genomen.

Vragen
Voor vragen over de vacature kun je contact opnemen met:

Naam: Anfaira Doest
Functie: Hoofd Studie- en Studentadministratie
Telefoonnummer: 020-5985193
E-mail: a.c.doest@vu.nl

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld. Meer informatie en solliciteren