Medewerker Studentenadministratie

Vrije Universiteit Amsterdam
  • Medewerker Studentenadministratie
  • Higher Professional Education
Ben jij een zelfstandige proactieve duizendpoot, heb je oog voor detail en kun je snel schakelen? Solliciteer dan bij de Vrije Universiteit Amsterdam (VU).

Locatie: AMSTERDAM
FTE: 1

Functieomschrijving

Voor de Studentenadministratie zijn we op zoek naar een nieuwe collega met een proactieve instelling. Je vindt het leuk om ingewikkelde vragen te beantwoorden en je kunt verschillende deadlines bewaken.
Als medewerker Studentenadministratie ben je goed op de hoogte van alle landelijke wet- en regelgeving en de door de VU opgestelde procedures en regelingen over inschrijven, uitschrijven en afstuderen. Je kunt deze ook vertalen naar je eigen werkzaamheden. Daarbij ben je niet alleen een vraagbaak voor collega's van de Studentenbalie, maar zorg je er samen voor dat informatie voor studenten en medewerkers altijd up-to-date is.

Je signaleert knelpunten in processen en denkt mee met het opstellen van verbetervoorstellen en deze uit te voeren. Voor deze functie dien je communicatief sterk onderlegd te zijn door de indirecte informatievoorziening aan studenten.

De Studentenadministratie verzorgt met 3 teams (Student financiën, Examenbureau en Aanmelden, Toelaten en Inschrijven) de administratie ten behoeve van het inschrijf- en afstudeerproces. Jij maakt straks onderdeel uit van het Aanmelden, Toelaten en Inschrijven team. Samen met je collega’s zorg je ervoor dat (aankomende) studenten soepel het inschrijfproces doorlopen.
Je staat in nauw contact met de onderwijsbalies, het International Office, de Studentenbalie en collega’s van andere universiteiten.

Op open dagen (zaterdag) en avonden vertegenwoordig je de afdeling. Bij de maandelijkse diploma ophaalmomenten assisteer je een aantal faculteiten.
 
Jouw taken
  • administratieve afhandeling van verzoeken tot inschrijving/uitschrijving
  • beoordelen toelaatbaarheid tot Nederlandstalige bacheloropleidingen
  • beantwoorden van vragen van (toekomstige) studenten
  • communicatie versturen naar studenten
  • diverse controles post, scan en archiefwerkzaamheden
  • actief contact met diverse collega’s (faculteiten, International Office en Studentenbalie)
  • actief deelnemen aan verbeterprojecten
 
Competenties
  • plannen en organiseren
  • zelfstarter
  • samenwerken
  • flexibel
  • accuratesse
     

Functie-eisen

  • afgeronde HBO opleiding of daaraan gelijkgesteld
  • tenminste 2 jaar ervaring in een administratieve functie
  • uitstekende Excel vaardigheden (meervoudige vergelijkingen kunnen uitvoeren)
  • aantoonbaar uitstekende uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands en Engels
  • in de periode van 17 augustus t/m 11 september is er geen mogelijkheid om verlof op te nemen
     

Wat bieden wij

Een uitdagende fulltime functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring op voltijdse basis minimaal €2.579 (schaal 8) en maximaal €3.445 (schaal 8) bruto per maand. De functie is ingedeeld volgens UFO-profiel: Medewerker studentenzaken 2 en staat open voor 1 fte.

De arbeidsovereenkomst wordt in eerste instantie aangegaan voor een periode van 1 jaar. Verlenging van de arbeidsovereenkomst behoort tot de mogelijkheden.
Daarnaast beschikt de VU over aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen die een goede combinatie van werk en privé mogelijk maken, zoals:
  • maximaal 41 vakantiedagen bij een voltijds dienstverband
  • 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
  • ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling
  • bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer
  • keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden

Over de VU

Bijdragen aan een betere wereld door onderscheidend onderwijs en grensverleggend onderzoek, dat is de ambitie van de VU. Een universiteit waar persoonlijke vorming én maatschappelijke betrokkenheid centraal staan. Waar we vanuit verschillende disciplines en achtergronden samenwerken aan innovaties en nieuwe inzichten. Ons onderzoek beslaat het hele spectrum: van alfa, gamma en bèta tot leven en medische wetenschappen.

Aan de VU studeren ruim 26.500 studenten en werken ruim 4.600 medewerkers. De uitstekend bereikbare VU-campus is gevestigd in het hart van de Amsterdamse Zuidas, een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek.

Diversiteit
Diversiteit is een kernwaarde van de VU. Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs en onderzoek. We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van onze campus.

Student- & Onderwijszaken
De dienst Student- & Onderwijszaken (SOZ) verleent diensten aan studenten en medewerkers van de VU. We zijn verantwoordelijk voor in- en uitschrijving van nationale en internationale studenten, en regelen huisvesting voor internationale studenten en wetenschappers. We dragen bij aan de ontwikkeling van onderscheidend onderwijsbeleid, ondersteunen en evalueren de onderwijsuitvoering en -logistiek, van in- tot uitstroom. We dragen ook zorg voor VU-studenten, die begeleiding nodig hebben. Onze ambitie is een uitstekende, transparante en efficiënte dienstverlening voor studenten en medewerkers.

Werken bij SOZ is werken in het hart van de VU. Je bent bij veel centrale processen in de VU betrokken en werkt nauw samen met de diverse faculteiten en hun medewerkers. Bij SOZ werken ruim 200 medewerkers, verdeeld over zeven afdelingen: Directie, Studie- en Studentadministratie (SSA), Centrale Studentbegeleiding (CSB), Onderwijsbeleid, Kwaliteitszorg en Procesregie (OKP), International Office (IO), Sportcentrum VU en Cultuurcentrum Griffioen.
 


Studie- en Studentadministratie 
De afdeling Studie- en Studentadministratie (SSA) - met ca 23 medewerkers - bestaat uit de Studentenadministratie en de Studentenbalie. Deze teams worden ieder aangestuurd door een teamleider. Bij de Studentenbalie kunnen studenten terecht met studie gerelateerde vragen over (her) inschrijving, toelating, matching, selectie, collegegeld, intekenen onderwijs, roosters, afstuderen, resultaten en examens.

Solliciteren

Ben jij geïnteresseerd in deze functie? Solliciteer dan door middel van onderstaande solliciteer button uiterlijk 11 februari 2020. Denk hierbij aan het uploaden van jouw curriculum vitae en motivatiebrief. De sollicitatiegesprekken vinden plaats op 17 en 18 februari; indien mogelijk vragen wij je hier rekening mee te houden. De tweede ronde vindt plaats op 21 februari.

Sollicitaties ontvangen per e-mail worden niet in behandeling genomen.

Vragen
Voor vragen over de vacature kun je contact opnemen met:

Naam: Stephanie Lallier
Functie: Teamleider Studie- en Studentenadministratie
Telefoonnummer: 020 59 89182
E-mail: s.lallier@vu.nl

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld. Meer informatie en solliciteren