Secretaresse Bestuurszaken

Vrije Universiteit Amsterdam
  • Secretaresse Bestuurszaken
  • Higher Professional Education
Krijg je energie van werken voor een afdeling in een grote, complexe organisatie en vind je het leuk brede secretariële ondersteuning te leveren? Solliciteer dan bij de Vrije Universiteit Amsterdam (VU). 

Locatie: Amsterdam
FTE: 0,8

Functieomschrijving

Samen met jouw twee collega’s op het BZ secretariaat verzorg je zelfstandig de ondersteuning van de gehele dienst Bestuurszaken. Je bent verantwoordelijk voor de ondersteuning van een of meer afdelingen. In de huidige werkverdeling zijn dat de afdeling Beleid- en Bestuursondersteuning en de afdeling Document Management en Archief. Door jouw secretariële en administratieve ondersteuning kunnen medewerkers zich concentreren op hun eigen werkzaamheden.

Jouw taken
  • het bieden van administratieve en secretariële ondersteuning aan de afdelingshoofden en de medewerkers van de afdelingen
  • het leveren van inhoudelijke ondersteuning, onder andere gegevens verzamelen, data inventariseren, controle uitoefenen op lopende dossiers van de diverse aandachtsgebieden binnen de afdelingen
  • het beheren van de agenda’s en mailboxen van de afdelingshoofden
  • het gevraagd en ongevraagd doen van verbetervoorstellen voor een efficiënte werkwijze en het realiseren van aanpassingen
  • zorgdragen voor het plannen, voorbereiden en notuleren van overleggen
  • het redigeren van teksten (brieven, memo’s en verslagen)
  • eerste aanspreekpunt voor in- en extern belanghebbenden
  • het bewaken van en adviseren over dienstbrede activiteiten- en projectbudgetten
  • eindverantwoordelijk, samen met andere verantwoordelijken, voor de organisatie en voorbereiding van evenementen, met kleine tot grote omvang en van wisselende complexiteit
  • het verrichten van algemene secretariaatswerkzaamheden, zoals post- en telefoonbehandeling, maken van (zaal- en horeca)reserveringen, maken van powerpointpresentaties
  • samenwerking met en vervanging bij afwezigheid van de collega-secretaresse(s) bij Bestuurszaken

Functie-eisen

Je bent een stevige persoonlijkheid die initiatief toont en veel werk kan verzetten. Je bent nauwgezet en leergierig. Je kunt snel schakelen en bent gewend aan meerdere taken tegelijk te werken. Verder beschik je over:
  • minimaal HBO werk- en denkniveau en drie jaar secretariële ervaring binnen een grote organisatie en/of complexe omgeving
  • ruime ervaring met en uitstekende beheersing van Office-applicaties en grote affiniteit met digitale processen
  • een uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal en goede beheersing van de Engelse taal
  • een proactieve, positieve werkhouding en hands-on mentaliteit. In staat om in teamverband en zelfstandig te werken
  • gevoel voor verhoudingen binnen een bestuurlijke werkomgeving

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring op voltijdse basis minimaal €2.579 (schaal 8) en maximaal €3.445 (schaal 8) bruto per maand. De functie is ingedeeld volgens UFO-profiel: Secretaresse 1 en staat open voor 0,8 fte.

De arbeidsovereenkomst wordt in eerste instantie aangegaan voor een periode van 1 jaar. Verlenging van de arbeidsovereenkomst behoort tot de mogelijkheden.
Daarnaast beschikt de VU over aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen die een goede combinatie van werk en privé mogelijk maken, zoals:
  • maximaal 41 vakantiedagen bij een voltijds dienstverband
  • 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
  • ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling
  • bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer
  • keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden

Over de VU

Bijdragen aan een betere wereld door onderscheidend onderwijs en grensverleggend onderzoek, dat is de ambitie van de VU. Een universiteit waar persoonlijke vorming én maatschappelijke betrokkenheid centraal staan. Waar we vanuit verschillende disciplines en achtergronden samenwerken aan innovaties en nieuwe inzichten. Ons onderzoek beslaat het hele spectrum: van alfa, gamma en bèta tot leven en medische wetenschappen.

Aan de VU studeren ruim 26.500 studenten en werken ruim 4.600 medewerkers. De uitstekend bereikbare VU-campus is gevestigd in het hart van de Amsterdamse Zuidas, een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek.

Diversiteit
Diversiteit is een kernwaarde van de VU. Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs en onderzoek. We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van onze campus.

Bestuurszaken
De dienst Bestuurszaken (BZ) verzorgt de strategische advisering en geïntegreerde ondersteuning van het College van Bestuur (CvB) van de Vrije Universiteit Amsterdam. We werken daarnaast nauw samen met en voor de faculteiten én de andere diensten van de VU om de bestuurlijke agenda te realiseren en richting te geven aan de instellingsstrategie. We zijn verantwoordelijk voor juridische advisering, onderzoeksbeleid en Public Affairs, leveren procesmatige ondersteuning van beleid- en besluitvorming, en dragen inhoudelijk bij aan diverse strategische dossiers. BZ bevordert tevens de VU-brede governance, control en compliance en draagt zorg voor academische plechtigheden als promoties en hooglerarenbenoemingen.

Werken bij Bestuurszaken betekent dat je meewerkt aan het dagelijkse bestuur, de strategie en het beleid van de VU, samen met een uitgebreid intern en extern netwerk van stakeholders. Bij BZ werken in totaal 68 medewerkers (48,4 fte), verdeeld over de afdelingen Beleid en Bestuursondersteuning; Bestuurlijke en Juridische Zaken; Management Ondersteuning; en Documentmanagement en Archief.


Management Ondersteuning
De afdeling Management Ondersteuning is verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van het CvB en van de dienst BZ. Daarnaast ondersteunt zij de secretaris van de RvT, verzorgt zij het officemanagement van de dienst en levert zij ondersteuning aan VUvereniging. De afdeling heeft 10 medewerkers. 

Solliciteren

Ben jij geïnteresseerd in deze functie? Solliciteer dan door middel van onderstaande solliciteer button uiterlijk 3 januari 2020. Denk hierbij aan het uploaden van jouw curriculum vitae en motivatiebrief. De eerste gespreksronde vindt plaats in de week van 13 januari 2020.

Sollicitaties ontvangen per e-mail worden niet in behandeling genomen.

Vragen
Voor vragen over de vacature kun je contact opnemen met:

Naam: A. Post
Functie: Afdelingshoofd Managementondersteuning
Telefoonnummer: 06-22203484
E-mail: albert.post@vu.nl

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld. Meer informatie en solliciteren